Introducción a coda.io
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Hace un año y 9 meses supe de un nuevo producto llamado coda.io. El hombre es el único animal que tropieza varias veces en la misma piedra, y mi piedra es la de valorar los intentos de reinventar herramientas básicas de trabajo.  

Me pasó con Google Wave, luego Apache Wave. La idea de reinventar la comunicación intra equipos e inter equipos respondía a una necesidad que ha acabado siendo respondida por soluciones como Slack o Microsoft Teams. Eso, por no hablar de algunas de sus características más revolucionarias, como esa edición en tiempo real combinada con historial de cambios que te permite olvidarte de mandar y devolver sucesivas versiones de un documento. Sin embargo, la ejecución de la idea fue muy deficitaria y tras un primer abandono por parte de Google vino un abandono definitivo por parte de la Apache Foundation.

También experimenté con Gingko, un editor outliner visual magnífico para la organización de la información en un documento. Los que escribís mucho y muy frecuentemente sabéis de la importancia del orden de las ideas, tanto para estructurar vuestro pensamiento como para dirigiros al lector. Adriano Ferrari, el creador del software, sigue contando con toda mi simpatía. Sigue adelante con su idea tras todos estos años, y Gingko está sirviendo a miles de usuarios por todo el mundo. Sin embargo, yo no lo empleo a menudo porque para mi libro necesito las capacidades de Scrivener, y para trabajo grupal empleo Google docs por su inmejorable esquema de colaboración.

Lo cierto es que probar en serio una nueva solución es una inversión de tiempo nada desdeñable. Hay que leer mucho, probar mucho y volver a leer. Con suerte, se genera una comunidad y se lanzan preguntas y respuestas. Más tiempo, volver a probar, volver a leer. La excitación de poner en práctica una idea innovadora tiene fecha de caducidad, a menos que encuentres ese qué, esa utilidad obvia que mejora tu productividad, control de procesos o resultados. No obtuve eso con Wave, y Gingko tampoco respondía a mis necesidades de empresa o en mis investigaciones personales.

Tras un tiempo prolongado de pruebas, lecturas y conversaciones, me decidí a poner coda.io en producción. Me animaba el hecho de que empresas como Uber, Spotify, Box, lo hubieran integrado en tareas y proyectos. De todas formas, para mí fue un riesgo calculado, inicialmente respaldado por otras soluciones más maduras y contrastadas… y que me ha rendido beneficio. Tengo ventajas que no tenía antes y me ha permitido mejorar el orden y el control de los nuevos proyectos de una forma que no podía sospechar.

Coda.io: Nace la idea

En palabras de uno de sus directivos y ex-VP de Google, Shishir Mehrotra, él y su socio Alex DeNeui llegaron a obsesionarse con una idea: ¿Cómo serían los documentos y las hojas de cálculo si se inventaran hoy?
 
Pensadlo bien. Los documentos siguen estando conectados metafóricamente con esas máquinas de escribir que no ha usado nadie que tenga menos de 30 años en 2019. Yo tengo 48 años y a los 16 estaba usando un editor de textos para mis trabajos, pero tras la irrupción de word en las oficinas el mundo quedó anclado a la representación en pantalla de una máquina de escribir mágica. Ya en los 90, la comunicación vía email logró hacerlo más mágico aún, incluyendo el hechizo de enloquecer a los participantes de un equipo de redacción de documentos por el intercambio de versiones del mismo. Por más que Google docs haya solucionado el problema de la gestión de versiones de un documento, cada documento sigue siendo una versión mágicamente mejorada de lo que obtendríamos con una máquina de escribir. Y no, no exagero. Fijaos en el siguiente ejemplo. Concretamente en la regla, esa preciosa herencia de la máquina de escribir que corona el folio virtual, y en el propio folio.
 
 
Otro tanto ocurre con las hojas de cálculo. A Mehrotra le chirriaba lo que a los demás nos resulta invisible: que tengamos que referirnos a entidades mediante el juego de los barquitos. Sí, ya sabéis: A1:F4. Agua, o píntalo de colores según valores, o sácame la media de A1:A10. Por más que la hoja de cálculo no tenga equivalente analógico y nos haya cambiado la vida, ambos creadores se preguntaron si no se podía hacer mejor. Si no se podía lograr algo aún más potente y más flexible que una hoja de cálculo.
 

¿Qué es Coda?

Coda es un documento estructurado en secciones y que integra tablas dinámicas. Permite presentar la información en múltiples formatos, integrar información externa, generar avisos y otros comportamientos automatizables, hasta convertirse en una app de escritorio y móvil creada ex-profeso para una empresa y hasta para un proyecto determinados. En resumen, hablamos de una herramienta online (y app) que permite gestionar un proyecto completo sin salir de la plataforma.
 
El cambio inicial se centró en las tablas, sustituyendo el modelo de rejilla de una hoja de cálculo por el modelo de campos y registros de una base de datos y dotándolas de una identificación a la que poder llamar en un momento dado. Por ejemplo, se puede generar una lista dinámica de las tareas que quedan por acabar de un proyecto llamando a Tareas de proyecto.filter(Completadas=False). Las más de las veces, no tendremos que hacer referencias textuales a la tabla, sino que podremos crear nuevas vistas de la tabla filtrando los elementos con las condiciones que necesitemos, o presentándola de la forma que prefiramos en cada ocasión: como tabla, como calendario, como gráfico, como gantt, kanban, etc.
 
 
Coda permite escribir o pegar textos en el “documento”, antes o después de la tabla, e incluir en el texto referencias dinámicas a los elementos de la tabla. Por ejemplo, se puede incluir en un informe de situación del proyecto una referencia a la media de completitud de las características de un desarrollo, un conteo de las etapas que quedan por desarrollar, y esas referencias se actualizarán conforme se modifiquen los datos de las tablas.
 
Como os comentaba, cada documento se organiza en secciones y carpetas de secciones. Estas secciones pueden contener documentos de referencias, tablas de datos, presentaciones personalizadas de los datos y cuadros de mando y resúmenes dinámicos del conjunto de datos almacenados para un proyecto. Podremos comprobar de un vistazo el calendario del proyecto, qué entregables están en tiempo y cuáles no, ordenar la presentación de los entregables por prioridad, ordenarlos por equipos o por responsables… lo que necesitemos en cada momento.
 
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Esto, por sí mismo, es lo que me ha convencido para integrar coda.io en mi flujo de trabajo. Reunir y gestionar toda la información de un proyecto en un sólo espacio, de forma ordenada y referenciable, es algo que no tenía hasta la fecha y que ayuda al orden y la concentración. Disponer de un cuadro de mando, un kanban, un calendario, etc, creados todos a partir de los mismos datos y que se actualizan automáticamente es un salto decisivo en productividad para mi equipo. Y hacerlo de forma unificada, sin necesitar un procesador de textos, una hoja de cálculo, un trello, un CRM y otras soluciones permite concentrarse aún más en el trabajo, olvidándome de los saltos de una aplicación a la siguiente.
 
A partir de estos cimientos, el equipo de coda.io ha ido incluyendo nuevas capacidades: controles, botones, automatizaciones, etc. Si se cumple cierta condición, (p.e., si se da por acabada una tarea), coda puede avisar por email o de otra forma a las personas adecuadas. Además, se integra con ciertas soluciones de terceros (las de google suite, dropbox, slack, github, etc.), p.e. sincronizando los cambios de tareas en el documento con un calendario de google.
 
Crecimiento de un documento coda
 
Por hoy es suficiente. En posteriores entregas, vamos a revisar las funcionalidades y el flujo de trabajo de Coda, de manera que podáis haceros una idea más detallada de lo que podéis esperar de esta solución. Hoy os dejo con algunos ejemplos. (Nota importante: de momento, Coda sólo funciona con Chrome)
 

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